Contoh Surat Resmi; Struktur dan Penjelasannya

10+ Contoh Surat resmi Berbagai Keperluan
5+ Contoh Surat Resmi Berbagai Keperluan | Sumber : Pexels.com

Contoh Surat Resmi; Struktur dan Penjelasannya – Ada berbagai macam surat-menyurat yang digunakan oleh masyarakat baik secara perorangan, instansi, lembaga, ataupun yayasan. Tentunya surat-surat tersebut dibuat dengan beragam kepentingan.

Menilik dari bentuk dan tujuannya, surat dibedakan menjadi dua, yaitu surat resmi dan tidak resmi. Adapun contoh surat resmi adalah surat undangan, surat pemberitahuan dan surat dinas. Sedangkan surat yang tidak resmi atau bersifat pribadi biasanya diberikan antar perorangan seperti kepada sahabat, keluarga atau kekasih.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi dapat diartikan sebagai alat komunikasi secara tertulis yang dipakai untuk kepentingan resmi. Contoh surat resmi ini adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi, organisasi, yayasan, atau perseorangan dengan kepentingan tertentu.

Ciri-ciri Surat Resmi

Adapun hal yang membedakan antara surat resmi dan pribadi dapat dilihat dalam penjabaran berikut ini:

  • Terdapat kop surat (bila dikeluarkan oleh instansi, organisasi atau yayasan)
  • Terdapat nomor, lampiran, perihal dan sifat
  • Salam pembuka dan penutup diberikan secara formal
  • Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku
  • Ditandatangani oleh pengurus atau pejabat
  • Membubuhkan stempel

Bentuk Surat Resmi

Contoh surat resmi terdiri atas beberapa bagian, mulai dari kop surat di bagian paling atas hingga nama terang yang paling bawah. Ada surat resmi yang hanya satu lembar saja, tapi ada juga yang disertai lampiran-lampiran. Hal ini tergantung pada isi dan kepentingan surat.

Bila ingin membuat surat resmi, Anda bisa menyusun dengan struktur surat resmi berikut ini:

  • Kop Surat

Dalam contoh surat resmi, kop surat berisi nama instansi, organisasi, dan yayasan yang membuat surat tersebut. Nama tersebut harus ditulis dengan huruf besar.

Setelah nama, tuliskan alamat sekretariat instansi, lembaga, organisasi atau yayasan. Anda bisa memakai huruf besar dan kecil (dipadukan).  Pada bagian kiri kop surat biasanya terdapat logo.

  • Nomor, lampiran, Hal

Nomor surat diurutkan dari surat keluar pada pada satu periode. Lampiran dalam contoh surat resmi berisi jumlah lembar yang ada di belakang surat. Lampiran tidak selalu ada pada surat resmi. Hal adalah isi surat secara garis besar. Contohnya; undangan, pemberitahuan, laporan, dan lainnya. Bila suratnya bersifat sangat penting, di bagian bawah hal bisa dituliskan memo “sifat : penting”.

  • Tanggal Surat

Pada bagian ini dicantumkan tanggal penulisan surat. Letaknya di sebelah kanan surat, segaris dengan nomor. Anda bisa melihat langsung pada contoh surat resmi di ulasan selanjutnya.

  • Tujuan (Nama dan Alamat)

Tepat di bawah perihal pada contoh surat resmi dicantumkan nama dan alamat yang dituju. Biasanya, sebelum menuliskan nama dan alamat didahului dengan kata “Kepada Yth”.

  • Salam Pembuka

Urutan contoh surat resmi berikutnya adalah salam pembuka. Salam pembuka ini ditulis dengan kata “dengan hormat, Assalamu’alaikum, salam sejahtera”. Jangan lupa bubuhkan tanda koma di akhir salam pembuka.

  • Isi Surat

Isi surat resmi dibagi menjadi tiga bagian, yaitu pembukaan, isi dan penutup. Pada beberapa surat yang isinya ringkas, pembukaan dan isi dijadikan dalam satu alinea.

Bagian isi dari contoh surat resmi ini harus menggunakan Ejaan Yang Disempurnakan. Bahasa yang dipakai sebaiknya mudah dipahami agar tidak menyebabkan multitafsir.

  • Salam Penutup

Terakhir, ada salam penutup yang kemudian dibubuhkan nama terang, tanda tangan dan stempel.

Setelah membaca tentang materi surat resmi di atas, Anda mungkin telah mendapatkan gambarannya. Untuk lebih memahami lagi, silahkan simak contoh surat resmi dengan berbagai kepentingan berikut ini.



5+ Contoh Surat Resmi berbagai Keperluan

Tanpa berlama-lama lagi, silakan simak contoh-contoh surat resmi untuk bermacam-macam kepentingan di bawah ini.

#1. Contoh Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi sifatnya mengundang orang untuk hadir ke instansi tertentu atau untuk menghadiri acara formal. Bahasa yang dipakai dalam contoh surat resmi undangan adalah bahasa baku.

Acara pada surat undangan ini bisa bermacam-macam seperti rapat guru, rapat anggota pencaksilat, undangan wawancara, undangan untuk menghadiri peresmian gedung, dan sebagainya. Berikut ini contoh surat undangan resmi tentang acara rapat karang taruna dan rapat orang tua wali.


Contoh surat undangan resmi #1

Yang pertama adalah contoh surat resmi untuk keperluan undangan.

KARANGTARUNA MANGESTI LUHUR

Dusun Gontoloyo, RW 15, Desa Geprak, Kabupaten Wonogiri


Nomor             : 23/KRGTRN.ML/X/2010                            Geprak, 20 Oktober 2010

Lampiran         : –

Perihal             : Undangan

 

Kepada Yth.

Saudara/saudari………………….

Anggota Karangtaruna Mangesti Luhur

Di tempat

 

Hormat kami,

Salam silaturahim bagi saudara/saudari anggota Karangtaruna Mangesti Luhur yang dirahmati Tuhan YME. Semoga saudara semua dalam keadaan sehat wal’afiat dan dalam lindunganNya.

Sehubungan dengan banyaknya program kerja yang akan dilaksanakan pada bulan November, maka kami mengundang anggota Karangtaruna Mangesti Luhur untuk hadir pada:

Hari                : Sabtu

Tanggal           : 22 Oktober 2010

Waktu             : 19.00 WIB

Tempat            : Balai RW 15 Dusun Gontoloyo, Desa Geprak

Keperluan        : Rapat bulanan

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran saudaara kami ucapkan terimakasih.

 

Hormat kami,

Ketua                                                                                                  Sekretaris

 

 

(Santoso)                                                                                                    (Ali Rahman)



Contoh surat undangan resmi #2

TAMAN KANAK-KANAK IT CERAH CERIA

Alamat : Jalan Pattimura No.23, Bharata, Semarang Kabupaten


Nomor             : 02/TK.CC/VII/2018                         Bharata, 17 Juli, 2018

Lampiran         : –

Perihal :Undangan Pertemuan

 

Kepada Yth.

Wali Murid……………….

TK Cerah Ceria

Di tempat

 

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun pelajaran 2017/2018, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu wali murid TK Cerah Ceria untuk hadir dalam rapat akhir tahun pelajaran yang akan dilaksanakan pada:

Hari                 : Selasa

Tanggal           : 20 Juli 2018

Waktu             : 08.00 WIB

Tempat            : TK IT Cerah Ceria, Bharata, Semarang Kabupaten

Demikian suat undangan ini kami buat. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/ Ibu semua, kami ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb

 

 

Kepala Sekolah

TK IT Cerah Ceria

 

 

(Sulasmi, S.Pd.AUD)



#2. Contoh Surat Dinas Resmi

Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi yang dibuat oleh instansi pemerintah ataupun swasta. Contoh surat resmi dinas ini berisi penugasan, surat izin, surat pemberitahuan, surat permohonan, dan sebagainya.

Adapun struktur dan kebahasaan surat dinas hampir sama dengan surat resmi lainnya. Contoh surat resmi dinas ini biasanya berfungsi sebagai instruksi/ perintah kepada karyawan, pemberian izin,  sebagai alat bukti, dan dokumentasi.

#2.1 Contoh Surat Dinas Resmi Penugasan

LEMBAGA PENDIDIKAN ANAK USIA DINI (PAUD)

KELOMPOK BERMAIN “KHADIJAH”

Desa Plangasri Kecamatan Mojogedang Kabupaten Karanganyar

Telp: 0823456782 Kode Pos:57752


SURAT PENUGASAN

TENAGA OPERATOR SEKOLAH

TENAGA PENDATAAN DATA POKOK PENDIDIKAN PAUD DIKMAS

PADA KB KHADIJAH

TAHUN AJARAN 2020/2021

Nomor : 421.1/04/KB KDJ/VII/2020

 

Yang bertandatangan dibawah ini :

Nama         : Ernawati, S.Pd.I

NIP            : –

Jabatan    : Kepala Sekolah

Dengan ini menugaskan kepada:

1. Nama Rumini, S.Pd.I
2. Jenis Kelamin Perempuan
3. Pendidikan Terakhir S1
4. NUPTK 0645 7656 6621 0112
5. Tempat Tanggal Lahir Karanganyar, 13 Maret 1979
6. NIK 3313122403870345
7. Agama Islam
8. Status Menikah
9. Alamat Sukalama, Rt.01/ RW.02, Plangsari, Mojogedang, Karanganyar
10. Status Kepegawaian GTY
11. NIP
12. Jabatan di Sekolah Guru Kelas & tenaga administrasi sekolah
13. e-mail login SDM/DAPODIK rumini@gmail.com
14. No.Telp/HP 083135690031

 

  1. Yang bersangkutan ditunjuk sebagai petugas/ Admin Operator Data Pokok Pendidikan PAUD DIKMAS yang terintegrasi dengan pangkalan data kemendikbud pada satuan kerja dinas pendidikan Kabupaten Karanganyar untuk tahun pelajaran 2020/2021.
  2. Dalam melaksanakan tugasnya, Admin Operator Data Pokok Pendidikan PAUD-DIKMAS Kelompok Bermain (KB) Khadijah, bertanggung jawab kepada kepala sekolah KB Khadijah.

Demikian Surat Penugasan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

 

 

Karanganyar,  01 Juli 2020

Kepala Sekolah

              KB Khadijah

 

 

                                                                                                       ERNAWATI, S.Pd.I



#2.2 Contoh Surat Dinas Resmi Rekomendasi

PT ARDINA PUTRA

Jalan Lohsari No.35 Kota Semang

Telp.(0271) 675 730


SURAT REKOMENDASI

No       : 239/020/PAP/I/2017

 

Yang bertanda tangan di bawah ini

Nama                      : Muslima Suhadi, SE

Jabatan                   : Diretktur PT.Ardina Putra

Menerangkan bahwa :

Nama                      : Rasya Ernawan

Tempat, Tanggal Lahir : Madiun, 23 Maret 1996

Alamat                   : Jl. Raya Mardiga-Madiun

Nama tersebut diatas telah menyelesaikan masa kerja di PT.Ardina Putra sejak tanggal 30 Maret 2017 dengan jabatan sebagai operator tenun.

Selama bekerja di perusahaan tergolong karyawan yang berperilaku baik, rajin dan jarang melakukan pelanggaran. Untuk itu, surat ini dapat dipergunakan sebagai bentuk rekomendasi kepada perusahaan tempat saudara Rasya Ernawan bekerja selanjutnya.

Demikian surat rekomendasi ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

 

Kota Semang, 1 April 2017

Direktur PT.Ardana Putra

Muslima Suhadi, SE



#2.3 Contoh Surat Dinas Resmi Memorandum

Contoh surat resmi memorandum ini dipakai untuk mengingatkan akan adanya acara penting. Biasanya dipakai secara personal dari atasan kepada bawahan.

SMA TRIMULYA

Jl. Raya Agung – Madiun

Telp. (021) 345672 Email : smattrm@gmail.com


MEMORANDUM

Nomor : 345/TRM/I/2019

Dari       : Kepala Sekolah

Kepada : Kepala Bagian Tata Usaha

Saya bermaksud mengadakan diskusi dengan Anda terkait pembuatan rencana anggaran Dana Operasional Sekolah. Sebagai bahan pertimbangan, saya minta Anda membawa berkas proposal BOP tahun lalu dan rencana anggaran sekolah tahun ini. Diskusi akan dilaksanakan nanti pukul 13.00 WIB. Sekian terimakasih.

 

Madiun, 10 Januari 2019

Kepala Sekolah

Rosyid Nur H, M.Pd.



#2.4 Contoh Surat Dinas Resmi Pemberitahuan

Contoh surat resmi ini digunakan dengan tujuan mengumumkan sesuatu kepada para karyawan seperti hari libur, perubahan jam kerja, adanya lembur, kebijakan baru, dan sebagainya.

Contoh Surat Dinas Resmi Pemberitahuan #1

PT.PELITA SEJAHTERA

Jl.Trunojoyo – Magetan

Telp. (0231) 354674 Email : ptpelitasejahtera@yahoo.com


 

Nomor                 : 023/PS/OT/X/2017

Perihal                 : Pemberitahuan Libur

Lampiran            : –

 

Kepada Yth.

Seluruh Karyawan dan Staff P.PELITA SEJAHTERA

Di tempat

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya kerusakan beberapa mesin sekaligus pengecekan arus listri, maka diberitahukan kepada seluruh staff dan karyawan PT.Pelita Sejahtera bahwa pada hari Kamis, 17 Oktober 2017 libur. Seluruh karyawan kembali masuk pada hari Jum’at, 18 Oktober 2017 menurut jadwal yang telah tertera.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Harap dijadikan perikasa. Atas perhatiannya, kami ucapkan terimakasih.

 

Magetan, 16 Oktober 2017

Pimpinan PT. PELITA SEJAHTERA

 

Kairudin Muhari



Contoh Surat Dinas Resmi Pemberitahuan #2 

PIMPINAN CABANG AISYIYAH SUKARSARI

KB  “AISYIYAH” SUKARSARI

DESA GUNTAR KECAMATAN SUKARSARI KABUPATEN KARANGANYAR

Alamat : Dusun Ngasem, Guntar, Sukarsari, Karanganyar


 

Nomor : 341.1/ 09/ KB ASY/ V/ 26                                       Kepada

Lamp   : –                                                                                 Yth.Wali Murid dari……………

Hal      : Edaran Pembayaran                                                  di Tempat

Administrasi Akhir Tahun

 

Assalamu’alaikum Wr. Wb

 

Sehubungan dengan program pengembangan PAUD,  maka kami beritahukan bahwa sekolah mengadakan kegiatan renang pada:

Hari/ Tanggal              : Jumat, 28 Mei 2026

Berangkat                    : dari PAUD Aisyiyah  pukul 07.00  WIB

Tempat                        : Intanpari Karanganyar

Biaya                           : Rp. 55.000-,/ anak

Akomodasi                  : 1 (satu)  Bis

Catatan                        :

  1. Membawa perlengkapan mandi dan baju ganti + minum
  2. Setiap anak wajib mengikuti kegiatan ini
  3. Bagi yang tidak ikut tetap membayar biaya transport

 

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas partisipasi dan kerjasamanya, Kami ucapkan terimakasih.

 

Wassalamu’alaikum, Wr.Wb

Gebyog, 26 Mei 2026

Kepala KB Aisyiyah Sukarsari

 

Ratnasari, S.Pd.I



#2.5 Contoh Surat Resmi Sekolah Undangan

YAYASAN ISLAM MUSLIMAH

SEKOLAH DASAR ISLAM TERPADU AL HUDA

Alamat : Ngasinan, Gebyog, Mojolaban


Nomor : 561.1/ 30/SDAL-HD/ XII/ 2018                  Gebyog, 10 Desember 2018

Hal      :  Undangan                                                    Kepada

                                                                                    Yth. Wali Murid SD AL HUDA

                                                                                    Di tempat

 

Assalamu’alaikum Wr. Wb

 

Sehubungan telah selesai pembelajaran semester I tahun ajaran 2018/2019, maka kami mengharap kehadiran Bapak/ Ibu wali murid SD Al Huda besuk pada:

Hari/ Tanggal              : Kamis, 13 Desember 2018

Pukul                           : 08.00  WIB

Tempat                        : Aula SD Al Huda

Keperluan                    : Pengambilan hasil perkembangan anak

Syarat Pengambilan    : Lunas SPP dan uang makan sampai bulan Desember

 

Demikian pemberitahuan ini saya sampaikan. Atas kehadiran dan kerjasamanya, Saya ucapkan terimakasih.

 

Wassalamu’alaikum Wr.Wb

 

Hormat Saya,

Kepala SD Al Huda

Riyanti, S.Pd I



#2.6 Contoh Surat Dinas Resmi Sekolah Permohonan Izin

YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM

BINA BAKTI WANITA KABUPATEN KARANGANYAR

TK AL-FAJAR

Gadonrejo RT.08/RW.10, Gebyog, Mojogedang,

 Kab. Karanganyar, Kode Pos 57752


 

No       : 421.1/038/KB.NHMNU/VII/2020

Hal      : Permohonan Izin Lingkungan

 

Kepada Yth.

  • Bapak Ketua RW 12 Dusun Gadonrejo, Gebyog, Mojogedang
  • Bapak Ketua RT 02 Dusun Gadonrejo, Gebyog, Mojogedang

 

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh,

Doa dari kami semoga Bapak, Ibu, Saudara beserta keluarga berada dalam keadaan sehat dan dikaruniai rahmat dan berkah dari Allah SWT. Aminn.

Dengan ini kami Pengurus Pendidikan Anak Usia Dini Nur Huda Muslimat NU mengajukan permohonan izin pada Bapak untuk melaksanakan kegiatan belajar mengajar di PAUD Nur Huda dengan persyaratan yang sudah terpenuhi, yaitu:

  1. Tersedia fasilitas untuk melaksanakan pembelajaran sesuai protokol kesehatan (masker, tempat cuci tangan, handsanitizer, face shield, dsb)
  2. Proses pembelajaran sesuai dengan protokol kesehatan (menjaga jarak, pembatasan waktu, dsb)
  3. Pembatasan jumlah murid dalam satu kali tatap muka.

 

Demikian permohonan izin ini kami ajukan. Atas persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh

 

Ketua RT 02                           Ketua RW 12                                      Kepala Sekolah

PAUD Nur Huda MNU

 

 

 

(…………………………)          (……………………….)                      (Erma Yulianti, S.Pd.I)



#2.7 Contoh Surat Dinas Resmi Sekolah Permohonan

PENDIDIKAN ANAK USIA DINI

KELOMPOK BERMAIN “AZ-ZAHRA”

Alamat : Karangtulo, RT.02/RW11, Desa Gading, Kecamatan Kaliboto Kabupaten Karanganyar


Karaganyar, 5 Oktober 2017

Nomor             : 441.1/03/PAUD-AZ/X/2017

Lampiran         : –

Perihal             : Permohonan NPSN PAUD

 

Kepada:

Yth, Kepala Dinas Pendidikan

Kabupaten Karanganyar melalui

Kepala Bidang Paud dan Dikmas

Karanganyar

 

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama             :Ratih,  S.Pd.I

Jabatan          :Kepala PAUD

Nama PAUD    :AZ-ZAHRA

Alamat           : Karangtulo, RT.02/RW11, Desa Gading, Kec.Kaliboto Kabupaten

Karanganyar

Nomor izin/tanggal :441.1/S/43.2/Tahun2016

Bahwa PAUD kami telah berjalan sejak tanggal 01 Januari 2016 sampai dengan sekarang, dengan jumlah pengelola 1 orang, tenaga pendidik 1 orang, serta jumlah murid belajar sebanyak 16 orang.

Bersama surat ini, kami mengajukan permohonan NPSN untuk PAUD kami, sebagai syarat pengajuan NPSN lembaga PAUD telah terdata pada aplikasi pendataan online PAUDNI, dan kami bertanggung jawab atas kebenaran data satuan PAUD yang kami ajukan.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

 

PAUD/KB AZ-ZAHRA

Kepala,

 

 

                                                                                          (Ratih, S.Pd.I)


Itulah tadi contoh surat resmi dengan berbagai bentuk, tujuan, dan acara. Inti dalam pembuatan surat resmi adalah penggunaan struktur, bahasa baku dan isinya singkat, jelas, dan padat. Semoga bermanfaat.