SOP Adalah; Arti, Unsur, Manfaat, Cara Membuat, Contoh SOP

SOP Adalah; Arti, Unsur, Manfaat, Cara Membuat, Contoh SOP – Hampir semua lembaga yang ada di Indonesia seperti pendidikan, laboratorium, dan pemerintahan menggunakan SOP. Apalagi di perusahaan penggunaan SOP dapat ditemukan di setiap departemen yang ada di perusahaan tersebut.

Arti SOP adalah singkatan dari Standard Operational Procedure. Salah satu manfaat SOP adalah untuk mengetahui apakah produk atau pekerjaan yang ada sudah sesuai dengan standar atau tidak.

SOP Adalah; Arti, Unsur, Manfaat, Cara Membuat, Contoh SOP
SOP Adalah; Arti, Unsur, Manfaat, Cara Membuat, Contoh SOP

Baca juga:

Pada artikel ukulele kali ini, Anda akan mempelajari apa itu SOP, unsur SOP, dan manfaat SOP, cara membuat SOP, dan contoh SOP.

Arti SOP Adalah?

SOP adalah singkatan dari Standard Operational Procedure, maka arti SOP adalah aturan yang  dijadikan standar atau acuan untuk melaksanakan seluruh pekerjaan operasional perusahaan sesuai dengan fungsinya.

Adapun berdasarkan para ahli, arti SOP adalah sebagai berikut:

  • Tathagati (2004): SOP adalah dokumen yang berisi penjabaran aktivitas operasional yang dilakukan sehari-hari yang memiliki tujuan agar pekerjaan tersebut dilakukan secara tepat, konsisten, dan benar sehingga menghasilkan produk sesuai dengan standar yang ditetapkan sebelumnya.
  • Budihardjo (2014): SOP adalah perangkat lunak yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau presedur kerja tertentu.
  • Tambunan (2013): SOP adalah pedoman yang bersisi prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu lembaga tertentu yang digunakan untuk memastikan semua keputusan, tindakan dan fasilitas yang diberikan untuk anggota berjalan efektif, efisien, konsisten, standar, dan sistematis. Oleh sebab itu, SOP ini menjadi jalan untuk mencapai tujuan.
  • International Conference on Harmonisation (ICH): SOP adalah intruksi tertulis yang ditulis secara detail, untuk mencapai keseragaman dan kinerja fungsi tertentu.

Berdasarkan pengertian para ahli tersebut, arti SOP adalah singkatan dari Prosedur Standar Operasi (PSO) yang merupakan sistem yang disusun sebagai panduan yang terdokumentasi jelas, lengkap, dan rinci dalam pengelolaan usaha sehari-hari.

Oleh sebab itu, SOP harus ada dan dibuat sebelum adanya pekerjaan.

Pada dasarnya, terdapat 7 hal pokok yang ada dalam SOP menurut Santoso (2014), yaitu: efisiensi, konsisten, minimalisasi kesalahan, penyelesaian masalah, perlindungan tenaga kerja, peta kerja, dan batasan pertahanan.

Oleh sebab itu, SOP harus ada dalam perusahaan serta dijalankan dengan komitmen yang tinggi agar pekerjaan selesai tepat waktu.

SOP disusun oleh tim penyusun yang berpengalaman dan memiliki pengetahuan dalam bidangnya. Tim penyusun SOP biasanya terdiri dari:

  • Penulis (author) atau Sistem Manajemen Perusahaan (SMP)
  • Pelaksana di lapangan (employee) atau kendali dokumen.
  • Pengawas lapangan (supervisor)
  • Manajer sebagai atasan pengawas.

Bentuk SOP harus tertulis atau menggunakan diagram alir kerja yang didalamnya menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dengan bahasa dan tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

Adapun untuk jenis SOP sendiri tergantung dari isinya, yaitu: SOP sederhana yang berisi langkah yang ringkas dan memerulukan sedikit keputusan, SOP hirarki dengan isi yang lebih rinci, panjang, dan konsisten serta SOP flowcharts yang memiliki banyak keputusan.

Unsur SOP

Setelah Anda mengeahui arti SOP, ada beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam membuatnya. Unsur-unsur SOP adalah sebagai berikut:

  • Setiap SOP harus memiliki tujuan yang dijadikan sebagai landasan setiap kegiatan yang akan dilakukan serta keputusan yang akan diambil.
  • Dalam SOP perlu menambahkan kebijakan yang mendukung pelaksanaan SOP tersebut, seperti kebijakan perusahaan atau pemerintah.
  • Petunjuk operasional. Berkenaan dengan panduan prosedur operasional yang di dalamnya terdapat penjelasan mengenai simbol-simbol yang digunakan di dalam prosedur.
  • Pihak atau fungsi yang terlibat dalam pelaksanaan SOP.
  • Formulir ini adalah dokumen kosong atau blanko kosong sebagai media validasi apakah kegiatan yang dilakukan sesuai dengan SOP atau tidak.
  • Masukan (input). Data masukan bertujuan agar kegiatan dalam sistem dapat dilakukan dan memenuhi persyaratan.
  • Bertujuan untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) yang berupa informasi sehingga dapat menetapkan keputusan yang sesuai dengan tujuan.
  • Berisi hal-hal yang spesifik dan detail mengenai hasil pelaksanaan SOP.
  • Memastikan semua keputusan yang telah diambil sesuai dan disahkan oleh pihak yang berwenang.
  • Kontrol penting dilakukan sebagai monitoring penerapan SOP dalam lingkungan kerja.

Manfaat SOP

Manfaat SOP adalah sebagai berikut:

  • Untuk melihat kinerja karyawan yang ada pada perusahaan tersebut. Dengan adanya SOP, atasan dapat melihat apakah karyawan atau anggotanya melaksanakan SOP dengan baik. Pelaksanaan SOP yang baik tentu akan sejalan dengan hasil yang diinginkan oleh perusahaan.
  • Semua kegiatan yang ada di suatu lembaga dapat terancang dengan baik dan berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan. Oleh sebab itu, untuk mencapai tujuan perusahaan, perusahaan akan membuat rancangan SOP terlebih dahulu sehingga hasil kinerja pekerja sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
  • Sebagai pedoman bagi karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Pedoman tersebut meliputi: pedoman kebijakan, kegiatan, birokrasi, administrasi, evaluasi kinerja, hingga pedoman integrasi. Dengan adanya SOP, akan membantu karyawan untuk melakukan hal yang perlu dilakukan sehingga pekerjaannya menjadi jelas (tidak menabak-nebak) dan sesuai dengan target.
  • Untuk mengurangi kesalahan karyawan. Jika ada SOP, pelaksanaan pekerjaan semakin jelas sehingga karyawan dapat menghindari hal-hal yang tidak boleh dilakukan atau bertentangan dalam SOP atau hal harus dilakukan.
  • Sebagai perlindungan tenaga kerja. SOP ini berkaitan tentang K3 perusahaan yang berisi tentang hal yang dilakukan selama bekerja dengan tujuan kesehatan dan keselamatan pekerja. Contohnya adalah di laboratorium banyak ditemukan SOP mengenai cara analisis bahan kimia, misalnya dengan memakai sarung tangan, memakai masker, jas lab, serta penggunaan alat laboratorium yang sesuai dengan prosedur untuk mencegah kecelakaan. Contoh lainnya adalah tindakan kuratif dalam SOP setelah terjadi kecelakaan. Contoh SOP adalah mengenai apa yang harus dilakukan saat terjadi kebakaran di lingkungan kerja.
  • Sebagai sistem yang dapat dipertanggungjawabkan. Hal tersebut karena dalam SOP menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang dibuat oleh kepala dengan mengadopsi beberapa peraturan dan perundangan yang berlaku.
  • Untuk menyederhanakan proses kerja supaya optimal dan efisien. Pekerja akan dapat lebih fokus (langsung ke inti) pekerjaannya sehingga lebih cepat karena sudah tertuang dalam SOP.
  • Untuk menyelesaikan masalah. Selanjutnya, Manfaat SOP adalah dapat dijadikan solusi untuk masalah yang terjadi dalam perusahaan dengan menggunakannya sebagai rujukan. Misalnya, adalah SOP jika tidak dapat menyelesaikan masalah hasil dari rekomendasi audit internal perusahaan.

Cara Membuat SOP

Cara membuat SOP adalah sebagai berikut:

  • Identifikasi judul SOP berdasarkan tugas dan fungsi yang akan dilakukan. Identifikasi ini kemudian dibagi lagi yang meliputi: identifikasi tugas, fungsi, sub-fungsi, kegiatan, output, dan identifikasi aspek. Setelah diidentifikasi barulah dapat merumuskan judul SOP.
  • Membuat prosedur (langkah kegiatan) berdasarkan judul SOP yang telah ditentukan.
  • Merumuskan format SOP. Perumusan format tersebut dilakukan dengan menyusun dokumen dasar SOP yang sudah jadi (langkah kegiatan, pelaksana, flowchart, keterangan) serta mengisi identitas SOP (nomor, tanggal, dasar hukum, dsb) sesuai dengan urutan format SOP. Format SOP dapat Anda lihat langsung dalam contoh SOP pada penjelasan selanjutnya.
  • Melakukan pengujian (trial) SOP sebelum diterapkan dalam perusahaan.
  • Meminta masukan atau saran dari pelaksana SOP untuk menjadi bahan pertimbangan untuk perbaikan SOP.
  • Melakukan revisi jika ada hal yang perlu diperbaiki atau jika ada perubahan langkah kerja yang bisa terjadi karena adanya peralatan baru, tambahan pekerja, dsb. Biasanya revisi ini dilakukan setelah 1-2 bulan trial.

Contoh SOP

Setelah Anda mengetahui cara membuat SOP, berikut adalah contoh SOP di perusahaan mengenai pengelolaan limbah:

contoh SOP di perusahaan mengenai pengelolaan limbah
contoh SOP di perusahaan mengenai pengelolaan limbah
(LOGO)
STANDAR OPERATING PROCEDURENo Dokumen:
Tanggal efektif:
Halaman:
Revisi:
PENGELOLAAN LIMBAH B3 DI AREA PABRIK
 

1. Tujuan

Memastikan bahwa limbah Bahan Berbahaya dan Beracun (B3) yang dihasilkan oleh perusahaan dilakukan pengelolaan dan dibuang sesuai dengan PP tentang limbah B3.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini dilaksanan dan wajib dipatuhi di seluruh lingkungan kerja pabrik termasuk kontraktor, karyawan, dan atasan, dimana tujuannya untuk kepentingan perusahaan.

3. Dasar Hukum

a. PP RI 18/1999 tentang pengelolaan limbah B3

b…..

4. Definisi

a.    Limbah disebut sebagai B3 jika sesuai dengan pengertian pada PP RI No. 85/1999.

b.   Ciri limbah B3 meliputi: mudah meledak, mudah terbakar, reaktif, beracun, infeksi, dan korosif.

c.    Wadah limbah B3/drum adalah…

d.   Pengelolaan limbah B3 adalah…

5. Prosedur

Penanganan Limbah B3 Secara Umum

a.    Limbah bahan kimia yang tidak terpakai atau sudah kadaluarsa disimpan dalam drum kemudian di tutup rapat.

b.   Letak penyimpanan sementara drum harus memperhatikan MSDS-nya.

c.    Drum harus diberi label agar mudah diidentifikasi.

d.   Drum B3 yang terlalu banyak harus segera dikirim ke perusahaan sebagai pihak ketiga untuk  mengelola B3 yang memiliki ijin dan disetujui.

e.    Untuk keperluan administrasi hubungi penanggungjawab lingkungan.

6.  Dokumen Pendukung

·       (nomer)   : Daftar LB3

·       (nomer)   : Daftar Material Terkontaminasi

 

DisposisiNamaJabatanTanda Tangan
Dibuat Oleh: Manajer 
Diperiksa Oleh: Manajer Representatif 
Disetujui Oleh: Direktur 

Baca juga:


Demikian uraian penjelasan mengenai apa itu SOP, unsur SOP, manfaat SOP, cara membuat SOP hingga contoh SOP.


Jadi, SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur yang berfungsi untuk mendeskripsikan hal yang berkaitan dengan prosedur kerja. SOP ini dapat digunakan dalam berbagai macam orang dengan tujuan yang berbeda-beda. Semoga bermanfaat!

Leave a Comment