PO Adalah; Pengertian, Manfaat, Proses dan Contoh PO

Pengertian, Manfaat, Proses dan Contoh PO Adalah – Adanya era globalisasi saat ini meningkatkan perkembangan perdangangan baik nasional maupun internasional.

Perkembangan era globalisasi yang relatif bebas dan dinamis mampu menimbulkan keterkaitan dan saling ketergantungan sehingga setiap negara dapat melakukan transaksi jual-beli dengan mudah serta pengaruh ekonomi perdagangan semakin maju.

Pengertian, Manfaat, Proses dan Contoh PO Adalah
Pengertian, Manfaat, Proses dan Contoh PO Adalah

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses perdagangan salah satunya adalah Purchase Order (PO). PO adalah penting dalam proses perdagangan karena merupakan suatu bentuk bukti tertulis yang mempengaruhi kelancaran persediaan dan pengadaaan barang.

Kali ini Anda akan mempelajari apa yang dimaksud dengan PO, manfaat, proses, format penyusunan, dan contoh PO. Mari kita simak artikel ukulele ini bersama!

Pengertian PO Adalah

PO adalah kepanjangan dari Purchase Order yang artinya pesanan pembelian (wikipedia). PO adalah syarat yang ada dalam pembelian dan pengadaan barang yang diterima oleh suplier. Beikut adalah pengertian PO menurut para ahli:

  • Siahaya (2013), mengartikan PO adalah suatu kontrak antara pembeli dengan pemasok barang dalam pelaksanaan pengadaan barang.
  • Berata (2014), PO adalah suatu bukti pemesanan atau surat pesanan pembelian yang harus dibuat sebelum menerima barang dari pihak penjual.
  • Amir (2002), PO adalah surat pernyataan persetujuan dari importir atas penawaran eksportir yang mengikat secara hukum. Jadi PO ini bisa dilakukan tidak hanya dalam perdagangan nasional, tapi juga internasional.

Berdasarkan pengertian tersebut Purchase Order atau PO adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli yang menunjukkan barang yang ingin mereke beli dari penjual tersebut. Dengan adanya dokumen tersebut PO bersifat mengikat yang membentuk perjanjian dengan penjual.

Baca juga:

Isi yang ada dalam PO yaitu tertulis secara lengkap informasi yang diinginkan pembeli mengenai tanggal pemesanan, barang yang dipesan, berapa jumlahnya, harga satuan dan harga total dari barang tersebut, kapan barang dikirim, syarat penyerahan barang, cara pembayaran, dsb.

PO berbeda dengan invoice. Jika invoice dibuat oleh penjual dan dikirim kepada pembeli, sedangkan pada PO sebaliknya, yaitu seorang pembeli yang membuatnya kemudian dikirim kepada penjual atau supplier.

Alur yang terjadi setelah pembeli mengirim pesanan PO kepada penjual yaitu, penjual akan mempertimbangan apakah dapat menerima kontrak tersebut atau tidak. Jika penjual menerima, maka langkah selanjutnya adalah penjual akan membuat invoice untuk diserahkan kepada pembeli.

Sedangkan alasan penjual tidak menerima kontrak yang diajukan oleh pembeli karena:

  • Harga tidak disetujui.
  • Kapasitas barang tidak mencukupi.
  • Sistem pembayaran tidak sepakat.
  • Waktu penyelesaian pesanan pendek.
  • Syarat penyerahan barang tidak sepakat.
  • Dll

Manfaat PO

Adanya PO yang telah dibuat kepada penjual memiliki beberapa manfaat. Manfaat PO adalah untuk mencegah terjadinya penipuan karena PO dapat dijadikan sebagai bukti tertulis serta mengamankan bahan dengan harga yang diinginkan sesuai dengan kesepakatan.

Proses PO

Dalam melakukan PO ada beberapa proses yang dilakukan terkait dengan perencanaan pengadaan. Proses PO adalah:

  • Pembeli melakukan perencanaan pengadaan dengan menentukan penawaran harga, jumlah barang yang dibutuhkan serta waktu pengiriman barang tersebut tiba sehingga tidak mengalami keterlambatan. Hendaknya perencanaan tersebut dibuat secara matang dan tidak tergesa-gesa, yaitu seperti menyusun perencanaan sebulan sebelum pemesanan.
  • Pembeli yang tertarik dengan barang yang supplier jual, kemudian akan mengirimkan surat penawaran harga yang berisi kualitas barang yang diinginkan, jumlah dan harga yang telah ditentukan.
  • Penjual kemudian akan memberikan dan memgirimkan surat penawaran harga tersebut atau biasa disebut dengan offersheet yang berisikan keterangan sesuai dengan permintaan pembeli.
  • Pembeli akan mempertimbangkan offersheet yang ditawarkan penjual terkait dengan harga dan persyaratan jual beli. Jika pembeli setuju, maka barulah menawarkan pesanan pembelian atau PO.
  • Perjanjian kontrak akan terjadi jika kedua belah membuat kesepakatan yang telah ditanda tangani. Jadi PO ini belum bisa dikatakan sebuah perjanjian, tapi masih berupa penawaran pemesanan.
  • Jika penjual menolak tawaran tersebut, maka penjual perlu mengirimkan konfirmasi kepada pembeli disertai dengan pengembalian PO.
  • Jika penjual sudah menyetujui PO, maka penjual akan membuat kontrak terima pesanan yang sudah ditanda tangani. Terakhir, penjual akan menyediakan dan memberikan barang sesuai dengan yang pembeli butuhkan.

Format Penyusunan PO

Dalam membuat PO terdapat isi yang harus ada dalam kerangka format penyusun PO. Format PO adalah:

  • Tanggal PO yang merupakan tanggal pembuatan formulir PO tersebut.
  • Nomor PO yang merupakan nomor pemesanan pembelian yang telah dibuat.
  • Subject atau perihal.
  • Nama dan alamat lengkap.
  • Nama vendor atau nama supplier.
  • Isi PO: nama barang, jumlah, harga, jenis, dsb.
  • Alamat tujuan pengiriman.
  • Waktu pengiriman.
  • Tanda tangan PO. Tanda tangan ini sangat penting karena merupakan salah satu yang menentukan valid atau tidaknya PO. Penentuan kevalidan PO selain itu adalah harus mencantumkan kop perusahaan yang biasanya terletak di atas PO dan dibubuhkan stempel perusahaan di bagian tanda tangan.

Contoh PO

PO dapat dibuat dengan secara manual maupun menggunakan komputer. PO manual dilakukan dengan pencatatan manual. Perusahaan mencetak PO dalam bentuk buku ataupun blanko purchase order kemudian di tulis tangan dan ditanda tangani oleh seseorang yang memiliki wewenang serta diberi cap. Berikut adalah contoh PO manual:

Purchase Order Manual

To:PO No: 
Vendor Name:PO Date:
Addres:Delivery Date:
Telp:Payment Terms:
Fax:P.R No:
Requested By:
Item CodeQtyUnitItem Description

Unit Price

Unit PriceTotal
 
 
 

Berdasarkan pada contoh di atas, dapat dilihat bahwa yang dimaksud dengan blanko purchase order adalah formulir dengan keterangan yang belum diisi dan masih kosong. PO tersebut kemudian dicetak sebanyaknya untuk diisi jika sedang malakukan PO.

Kelemahan dari PO manual ini yaitu dapat memakan banyak waktu karena harus menulis secara manual, belum lagi tidak paperless dan ramah lingkungan karena masih mencetak form tersebut.

Purchase Order Otomatis

Berbeda dengan PO yang dibuat dengan komputer, atau software PO yang telah tersedia, pengerjaannya jauh lebih mudah dan sudah dapat diisi dengan menggunakan komputer tanpa perlu dilakukan pencetakan. Pengiriman kepada penjual bisa dilakukan hanya dengan mengirimkan email. Berikut adalah contoh PO yang menggunakan komputer:

Contoh PO (Purchase Order) Otomatis
Contoh PO (Purchase Order) Otomatis | Sumber: www.krishand.com

Berdasarkan contoh PO di atas, PO menggunakan software ini jauh lebih mudah karena secara otomatis kode barang dapat dilihat, kemudian perhitungan harga total barang juga dapat otomatis terisi tanpa melakukan perhitungan secara manual. Kevalidan dalam PO menggunakan komputer ini yaitu bisa dilakukan dengan auto signature yang sebelumnya telah di set-up.

Baca juga:


Demikian penjelasan mengenai apa itu PO atau Purchase Order, manfaat, proses, format penyusunan, dan contoh PO. Pada intinya PO adalah dokumen komersial dari pembeli yang berminat melakukan jual-beli. Semoga bermanfaat!

Leave a Comment