Contoh Surat Resmi; Struktur dan Penjelasannya – Ada berbagai macam surat-menyurat yang digunakan oleh masyarakat baik secara perorangan, instansi, lembaga, ataupun yayasan. Tentunya surat-surat tersebut dibuat dengan beragam kepentingan.
Menilik dari bentuk dan tujuannya, surat dibedakan menjadi dua, yaitu surat resmi dan tidak resmi. Adapun contoh surat resmi adalah surat undangan, surat pemberitahuan dan surat dinas. Sedangkan surat yang tidak resmi atau bersifat pribadi biasanya diberikan antar perorangan seperti kepada sahabat, keluarga atau kekasih.
Pengertian Surat Resmi
Surat resmi dapat diartikan sebagai alat komunikasi secara tertulis yang dipakai untuk kepentingan resmi. Contoh surat resmi ini adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi, organisasi, yayasan, atau perseorangan dengan kepentingan tertentu.
Ciri-ciri Surat Resmi
Adapun hal yang membedakan antara surat resmi dan pribadi dapat dilihat dalam penjabaran berikut ini:
- Terdapat kop surat (bila dikeluarkan oleh instansi, organisasi atau yayasan)
- Terdapat nomor, lampiran, perihal dan sifat
- Salam pembuka dan penutup diberikan secara formal
- Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku
- Ditandatangani oleh pengurus atau pejabat
- Membubuhkan stempel
Bentuk Surat Resmi
Contoh surat resmi terdiri atas beberapa bagian, mulai dari kop surat di bagian paling atas hingga nama terang yang paling bawah. Ada surat resmi yang hanya satu lembar saja, tapi ada juga yang disertai lampiran-lampiran. Hal ini tergantung pada isi dan kepentingan surat.
Bila ingin membuat surat resmi, Anda bisa menyusun dengan struktur surat resmi berikut ini:
- Kop Surat
Dalam contoh surat resmi, kop surat berisi nama instansi, organisasi, dan yayasan yang membuat surat tersebut. Nama tersebut harus ditulis dengan huruf besar.
Setelah nama, tuliskan alamat sekretariat instansi, lembaga, organisasi atau yayasan. Anda bisa memakai huruf besar dan kecil (dipadukan). Pada bagian kiri kop surat biasanya terdapat logo.
- Nomor, lampiran, Hal
Nomor surat diurutkan dari surat keluar pada pada satu periode. Lampiran dalam contoh surat resmi berisi jumlah lembar yang ada di belakang surat. Lampiran tidak selalu ada pada surat resmi. Hal adalah isi surat secara garis besar. Contohnya; undangan, pemberitahuan, laporan, dan lainnya. Bila suratnya bersifat sangat penting, di bagian bawah hal bisa dituliskan memo “sifat : penting”.
- Tanggal Surat
Pada bagian ini dicantumkan tanggal penulisan surat. Letaknya di sebelah kanan surat, segaris dengan nomor. Anda bisa melihat langsung pada contoh surat resmi di ulasan selanjutnya.
- Tujuan (Nama dan Alamat)
Tepat di bawah perihal pada contoh surat resmi dicantumkan nama dan alamat yang dituju. Biasanya, sebelum menuliskan nama dan alamat didahului dengan kata “Kepada Yth”.
- Salam Pembuka
Urutan contoh surat resmi berikutnya adalah salam pembuka. Salam pembuka ini ditulis dengan kata “dengan hormat, Assalamu’alaikum, salam sejahtera”. Jangan lupa bubuhkan tanda koma di akhir salam pembuka.
- Isi Surat
Isi surat resmi dibagi menjadi tiga bagian, yaitu pembukaan, isi dan penutup. Pada beberapa surat yang isinya ringkas, pembukaan dan isi dijadikan dalam satu alinea.
Bagian isi dari contoh surat resmi ini harus menggunakan Ejaan Yang Disempurnakan. Bahasa yang dipakai sebaiknya mudah dipahami agar tidak menyebabkan multitafsir.
- Salam Penutup
Terakhir, ada salam penutup yang kemudian dibubuhkan nama terang, tanda tangan dan stempel.
Setelah membaca tentang materi surat resmi di atas, Anda mungkin telah mendapatkan gambarannya. Untuk lebih memahami lagi, silahkan simak contoh surat resmi dengan berbagai kepentingan berikut ini.
5+ Contoh Surat Resmi berbagai Keperluan
Tanpa berlama-lama lagi, silakan simak contoh-contoh surat resmi untuk bermacam-macam kepentingan di bawah ini.
#1. Contoh Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi sifatnya mengundang orang untuk hadir ke instansi tertentu atau untuk menghadiri acara formal. Bahasa yang dipakai dalam contoh surat resmi undangan adalah bahasa baku.
Acara pada surat undangan ini bisa bermacam-macam seperti rapat guru, rapat anggota pencaksilat, undangan wawancara, undangan untuk menghadiri peresmian gedung, dan sebagainya. Berikut ini contoh surat undangan resmi tentang acara rapat karang taruna dan rapat orang tua wali.
Contoh surat undangan resmi #1
Yang pertama adalah contoh surat resmi untuk keperluan undangan.
KARANGTARUNA MANGESTI LUHUR
Dusun Gontoloyo, RW 15, Desa Geprak, Kabupaten Wonogiri
Nomor : 23/KRGTRN.ML/X/2010 Geprak, 20 Oktober 2010
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yth.
Saudara/saudari………………….
Anggota Karangtaruna Mangesti Luhur
Di tempat
Hormat kami,
Salam silaturahim bagi saudara/saudari anggota Karangtaruna Mangesti Luhur yang dirahmati Tuhan YME. Semoga saudara semua dalam keadaan sehat wal’afiat dan dalam lindunganNya.
Sehubungan dengan banyaknya program kerja yang akan dilaksanakan pada bulan November, maka kami mengundang anggota Karangtaruna Mangesti Luhur untuk hadir pada:
Hari : Sabtu
Tanggal : 22 Oktober 2010
Waktu : 19.00 WIB
Tempat : Balai RW 15 Dusun Gontoloyo, Desa Geprak
Keperluan : Rapat bulanan
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran saudaara kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ketua Sekretaris
(Santoso) (Ali Rahman)
Contoh surat undangan resmi #2
TAMAN KANAK-KANAK IT CERAH CERIA
Alamat : Jalan Pattimura No.23, Bharata, Semarang Kabupaten
Nomor : 02/TK.CC/VII/2018 Bharata, 17 Juli, 2018
Lampiran : –
Perihal :Undangan Pertemuan
Kepada Yth.
Wali Murid……………….
TK Cerah Ceria
Di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun pelajaran 2017/2018, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu wali murid TK Cerah Ceria untuk hadir dalam rapat akhir tahun pelajaran yang akan dilaksanakan pada:
Hari : Selasa
Tanggal : 20 Juli 2018
Waktu : 08.00 WIB
Tempat : TK IT Cerah Ceria, Bharata, Semarang Kabupaten
Demikian suat undangan ini kami buat. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/ Ibu semua, kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Kepala Sekolah
TK IT Cerah Ceria
(Sulasmi, S.Pd.AUD)
#2. Contoh Surat Dinas Resmi
Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi yang dibuat oleh instansi pemerintah ataupun swasta. Contoh surat resmi dinas ini berisi penugasan, surat izin, surat pemberitahuan, surat permohonan, dan sebagainya.
Adapun struktur dan kebahasaan surat dinas hampir sama dengan surat resmi lainnya. Contoh surat resmi dinas ini biasanya berfungsi sebagai instruksi/ perintah kepada karyawan, pemberian izin, sebagai alat bukti, dan dokumentasi.
#2.1 Contoh Surat Dinas Resmi Penugasan
LEMBAGA PENDIDIKAN ANAK USIA DINI (PAUD)
KELOMPOK BERMAIN “KHADIJAH”
Desa Plangasri Kecamatan Mojogedang Kabupaten Karanganyar
Telp: 0823456782 Kode Pos:57752
SURAT PENUGASAN
TENAGA OPERATOR SEKOLAH
TENAGA PENDATAAN DATA POKOK PENDIDIKAN PAUD DIKMAS
PADA KB KHADIJAH
TAHUN AJARAN 2020/2021
Nomor : 421.1/04/KB KDJ/VII/2020
Yang bertandatangan dibawah ini :
Nama : Ernawati, S.Pd.I
NIP : –
Jabatan : Kepala Sekolah
Dengan ini menugaskan kepada:
| 1. | Nama | Rumini, S.Pd.I |
| 2. | Jenis Kelamin | Perempuan |
| 3. | Pendidikan Terakhir | S1 |
| 4. | NUPTK | 0645 7656 6621 0112 |
| 5. | Tempat Tanggal Lahir | Karanganyar, 13 Maret 1979 |
| 6. | NIK | 3313122403870345 |
| 7. | Agama | Islam |
| 8. | Status | Menikah |
| 9. | Alamat | Sukalama, Rt.01/ RW.02, Plangsari, Mojogedang, Karanganyar |
| 10. | Status Kepegawaian | GTY |
| 11. | NIP | – |
| 12. | Jabatan di Sekolah | Guru Kelas & tenaga administrasi sekolah |
| 13. | e-mail login SDM/DAPODIK | rumini@gmail.com |
| 14. | No.Telp/HP | 083135690031 |
- Yang bersangkutan ditunjuk sebagai petugas/ Admin Operator Data Pokok Pendidikan PAUD DIKMAS yang terintegrasi dengan pangkalan data kemendikbud pada satuan kerja dinas pendidikan Kabupaten Karanganyar untuk tahun pelajaran 2020/2021.
- Dalam melaksanakan tugasnya, Admin Operator Data Pokok Pendidikan PAUD-DIKMAS Kelompok Bermain (KB) Khadijah, bertanggung jawab kepada kepala sekolah KB Khadijah.
Demikian Surat Penugasan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Karanganyar, 01 Juli 2020
Kepala Sekolah
KB Khadijah
ERNAWATI, S.Pd.I
#2.2 Contoh Surat Dinas Resmi Rekomendasi
PT ARDINA PUTRA
Jalan Lohsari No.35 Kota Semang
Telp.(0271) 675 730
SURAT REKOMENDASI
No : 239/020/PAP/I/2017
Yang bertanda tangan di bawah ini
Nama : Muslima Suhadi, SE
Jabatan : Diretktur PT.Ardina Putra
Menerangkan bahwa :
Nama : Rasya Ernawan
Tempat, Tanggal Lahir : Madiun, 23 Maret 1996
Alamat : Jl. Raya Mardiga-Madiun
Nama tersebut diatas telah menyelesaikan masa kerja di PT.Ardina Putra sejak tanggal 30 Maret 2017 dengan jabatan sebagai operator tenun.
Selama bekerja di perusahaan tergolong karyawan yang berperilaku baik, rajin dan jarang melakukan pelanggaran. Untuk itu, surat ini dapat dipergunakan sebagai bentuk rekomendasi kepada perusahaan tempat saudara Rasya Ernawan bekerja selanjutnya.
Demikian surat rekomendasi ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kota Semang, 1 April 2017
Direktur PT.Ardana Putra
Muslima Suhadi, SE
#2.3 Contoh Surat Dinas Resmi Memorandum
Contoh surat resmi memorandum ini dipakai untuk mengingatkan akan adanya acara penting. Biasanya dipakai secara personal dari atasan kepada bawahan.
SMA TRIMULYA
Jl. Raya Agung – Madiun
Telp. (021) 345672 Email : smattrm@gmail.com
MEMORANDUM
Nomor : 345/TRM/I/2019
Dari : Kepala Sekolah
Kepada : Kepala Bagian Tata Usaha
Saya bermaksud mengadakan diskusi dengan Anda terkait pembuatan rencana anggaran Dana Operasional Sekolah. Sebagai bahan pertimbangan, saya minta Anda membawa berkas proposal BOP tahun lalu dan rencana anggaran sekolah tahun ini. Diskusi akan dilaksanakan nanti pukul 13.00 WIB. Sekian terimakasih.
Madiun, 10 Januari 2019
Kepala Sekolah
Rosyid Nur H, M.Pd.
#2.4 Contoh Surat Dinas Resmi Pemberitahuan
Contoh surat resmi ini digunakan dengan tujuan mengumumkan sesuatu kepada para karyawan seperti hari libur, perubahan jam kerja, adanya lembur, kebijakan baru, dan sebagainya.
Contoh Surat Dinas Resmi Pemberitahuan #1
PT.PELITA SEJAHTERA
Jl.Trunojoyo – Magetan
Telp. (0231) 354674 Email : ptpelitasejahtera@yahoo.com
Nomor : 023/PS/OT/X/2017
Perihal : Pemberitahuan Libur
Lampiran : –
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan dan Staff P.PELITA SEJAHTERA
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya kerusakan beberapa mesin sekaligus pengecekan arus listri, maka diberitahukan kepada seluruh staff dan karyawan PT.Pelita Sejahtera bahwa pada hari Kamis, 17 Oktober 2017 libur. Seluruh karyawan kembali masuk pada hari Jum’at, 18 Oktober 2017 menurut jadwal yang telah tertera.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Harap dijadikan perikasa. Atas perhatiannya, kami ucapkan terimakasih.
Magetan, 16 Oktober 2017
Pimpinan PT. PELITA SEJAHTERA
Kairudin Muhari
Contoh Surat Dinas Resmi Pemberitahuan #2
PIMPINAN CABANG AISYIYAH SUKARSARI
KB “AISYIYAH” SUKARSARI
DESA GUNTAR KECAMATAN SUKARSARI KABUPATEN KARANGANYAR
Alamat : Dusun Ngasem, Guntar, Sukarsari, Karanganyar
Nomor : 341.1/ 09/ KB ASY/ V/ 26 Kepada
Lamp : – Yth.Wali Murid dari……………
Hal : Edaran Pembayaran di Tempat
Administrasi Akhir Tahun
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Sehubungan dengan program pengembangan PAUD, maka kami beritahukan bahwa sekolah mengadakan kegiatan renang pada:
Hari/ Tanggal : Jumat, 28 Mei 2026
Berangkat : dari PAUD Aisyiyah pukul 07.00 WIB
Tempat : Intanpari Karanganyar
Biaya : Rp. 55.000-,/ anak
Akomodasi : 1 (satu) Bis
Catatan :
- Membawa perlengkapan mandi dan baju ganti + minum
- Setiap anak wajib mengikuti kegiatan ini
- Bagi yang tidak ikut tetap membayar biaya transport
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas partisipasi dan kerjasamanya, Kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum, Wr.Wb
Gebyog, 26 Mei 2026
Kepala KB Aisyiyah Sukarsari
Ratnasari, S.Pd.I
#2.5 Contoh Surat Resmi Sekolah Undangan
YAYASAN ISLAM MUSLIMAH
SEKOLAH DASAR ISLAM TERPADU AL HUDA
Alamat : Ngasinan, Gebyog, Mojolaban
Nomor : 561.1/ 30/SDAL-HD/ XII/ 2018 Gebyog, 10 Desember 2018
Hal : Undangan Kepada
Yth. Wali Murid SD AL HUDA
Di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Sehubungan telah selesai pembelajaran semester I tahun ajaran 2018/2019, maka kami mengharap kehadiran Bapak/ Ibu wali murid SD Al Huda besuk pada:
Hari/ Tanggal : Kamis, 13 Desember 2018
Pukul : 08.00 WIB
Tempat : Aula SD Al Huda
Keperluan : Pengambilan hasil perkembangan anak
Syarat Pengambilan : Lunas SPP dan uang makan sampai bulan Desember
Demikian pemberitahuan ini saya sampaikan. Atas kehadiran dan kerjasamanya, Saya ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Hormat Saya,
Kepala SD Al Huda
Riyanti, S.Pd I
#2.6 Contoh Surat Dinas Resmi Sekolah Permohonan Izin
YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM
BINA BAKTI WANITA KABUPATEN KARANGANYAR
TK AL-FAJAR
Gadonrejo RT.08/RW.10, Gebyog, Mojogedang,
Kab. Karanganyar, Kode Pos 57752
No : 421.1/038/KB.NHMNU/VII/2020
Hal : Permohonan Izin Lingkungan
Kepada Yth.
- Bapak Ketua RW 12 Dusun Gadonrejo, Gebyog, Mojogedang
- Bapak Ketua RT 02 Dusun Gadonrejo, Gebyog, Mojogedang
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh,
Doa dari kami semoga Bapak, Ibu, Saudara beserta keluarga berada dalam keadaan sehat dan dikaruniai rahmat dan berkah dari Allah SWT. Aminn.
Dengan ini kami Pengurus Pendidikan Anak Usia Dini Nur Huda Muslimat NU mengajukan permohonan izin pada Bapak untuk melaksanakan kegiatan belajar mengajar di PAUD Nur Huda dengan persyaratan yang sudah terpenuhi, yaitu:
- Tersedia fasilitas untuk melaksanakan pembelajaran sesuai protokol kesehatan (masker, tempat cuci tangan, handsanitizer, face shield, dsb)
- Proses pembelajaran sesuai dengan protokol kesehatan (menjaga jarak, pembatasan waktu, dsb)
- Pembatasan jumlah murid dalam satu kali tatap muka.
Demikian permohonan izin ini kami ajukan. Atas persetujuan yang diberikan, kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh
Ketua RT 02 Ketua RW 12 Kepala Sekolah
PAUD Nur Huda MNU
(…………………………) (……………………….) (Erma Yulianti, S.Pd.I)
#2.7 Contoh Surat Dinas Resmi Sekolah Permohonan
PENDIDIKAN ANAK USIA DINI
KELOMPOK BERMAIN “AZ-ZAHRA”
Alamat : Karangtulo, RT.02/RW11, Desa Gading, Kecamatan Kaliboto Kabupaten Karanganyar
Karaganyar, 5 Oktober 2017
Nomor : 441.1/03/PAUD-AZ/X/2017
Lampiran : –
Perihal : Permohonan NPSN PAUD
Kepada:
Yth, Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten Karanganyar melalui
Kepala Bidang Paud dan Dikmas
Karanganyar
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama :Ratih, S.Pd.I
Jabatan :Kepala PAUD
Nama PAUD :AZ-ZAHRA
Alamat : Karangtulo, RT.02/RW11, Desa Gading, Kec.Kaliboto Kabupaten
Karanganyar
Nomor izin/tanggal :441.1/S/43.2/Tahun2016
Bahwa PAUD kami telah berjalan sejak tanggal 01 Januari 2016 sampai dengan sekarang, dengan jumlah pengelola 1 orang, tenaga pendidik 1 orang, serta jumlah murid belajar sebanyak 16 orang.
Bersama surat ini, kami mengajukan permohonan NPSN untuk PAUD kami, sebagai syarat pengajuan NPSN lembaga PAUD telah terdata pada aplikasi pendataan online PAUDNI, dan kami bertanggung jawab atas kebenaran data satuan PAUD yang kami ajukan.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
PAUD/KB AZ-ZAHRA
Kepala,
(Ratih, S.Pd.I)
Itulah tadi contoh surat resmi dengan berbagai bentuk, tujuan, dan acara. Inti dalam pembuatan surat resmi adalah penggunaan struktur, bahasa baku dan isinya singkat, jelas, dan padat. Semoga bermanfaat.